Die Digitalisierung der Lohn- und Gehaltsabrechnung ist ein Schritt, Abläufe und Prozesse im Lohnbüro und in der Verwaltung zu vereinfachen. Dafür bieten wir Ihnen mit den DATEV-Programmen Unternehmen-Online® und Arbeitnehmer-Online® zwei leistungsstarke Programme an, die Ihnen helfen werden, Ihre Abläufe im Unternehmen zu vereinfachen und Zeit zu sparen. Wir als DATEV-Anwender stellen Ihnen Unternehmen-Online® und Arbeitnehmer-Online® zur Verfügung und ermöglichen Ihnen eine Schnittstelle in die beiden Systeme.
Wie funktioniert Unternehmen-Online® im Lohnbereich?
Unternehmen-Online® von DATEV macht Schluss mit Lohn- und Gehaltsabrechnungen in Papierform. Auch die Ablage aktueller Personaldaten mit Pendelordnern gehört damit der Vergangenheit an. Stattdessen stellen wir Ihnen über eine Schnittstelle die Lohn- und Gehaltsauswertungen in Unternehmen-Online®, die Sie dann einsehen und abrufen können. Umgekehrt übermitteln Sie uns via gesicherter Online-Anbindung Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungsdaten. Am Ende des Monats erhalten Sie wie gewohnt Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungen samt Auswertungen, aber eben digital.
Welchen Nutzen bietet Arbeitnehmer-Online® für Ihr Unternehmen?
Mit Arbeitnehmer-Online® kann jeder Mitarbeiter selbst Einsicht in seine Gehaltsabrechnungen, Meldungen und Bescheinigungen erhalten. Er erhält einen beschränkten Zugang zu den digital gespeicherten Daten in Arbeitnehmer-Online® und kann jederzeit seine eigenen – und nur seine eigenen – Personaldaten einsehen. Egal ob via Desktop, Tablet oder Smartphone. Die Daten der Kollegen sind selbstverständlich nicht zugänglich. Die Mitarbeiter können so selbstständig die eigenen Personaldaten einsehen Lohn- und Gehaltsabrechnungen abrufen ohne die Zeit von Verwaltungspersonal in Anspruch zu nehmen.
Was sind die Vorteile von Unternehmen-Online® und Arbeitnehmer-Online®?
Die Vorteile von Unternehmen-Online und Arbeitnehmer-Online liegen klar auf der Hand:
- Hohe Datensicherheit
- Sie haben keinen Aufwand mit Einrichtung, Installation und Konfiguration. Das übernehmen alles wir.
- Neben der Lohn- und Gehaltsabrechnung erlaubt Unternehmen-Online® die vollständige Digitalisierung Ihrer Buchhaltungsprozesse. Sie können damit sämtliche Buchhaltungsunterlagen digital an Ihren Steuerberater übermitteln.
- Unternehmen-Online® stellt Ihnen die Unterlagen für Lohn und Gehalt automatisch bereit. Ein Versand oder Verteilen von Unterlagen ist nicht mehr notwendig.
- Tschüs Pendelordner: sämtliche geschäftlichen Unterlagen werden automatisch abgelegt und sind jederzeit abrufbar. Das gilt auch für die komplette Buchhaltung, wenn Sie über Unternehmen-Online® Ihre kompletten Buchhaltungsunterlagen übermitteln.
- Sie haben unabhängig von Zeit und Ort Zugriff auf Ihre Daten. Sie können via PC, Tablet oder Smartphone jederzeit auf Ihre Lohnunterlagen zugreifen. Ihre Mitarbeiter haben über Arbeitnehmer-Online® jeweils Zugriff auf ihre eigenen Mitarbeiterunterlagen.
Wie arbeiten Sie mit Unternehmen-Online® und Arbeitnehmer-Online®?
- Wir richten Unternehmen-Online® und Arbeitnehmer-Online® für Sie ein.
- Sie erhalten eine Smartcard® bzw. einen mIDentity-Stick® von der DATEV, der Ihnen den Zugang zu Unternehmen-Online® ermöglicht. Der Zugang ist an ein von Ihnen persönlich festgelegtes Passwort geknüpft. Alternativ besteht für die mobile Nutzung der Zugang mit Ihrem Handy über SmartLogin®.
- Die Mitarbeiter erhalten die Registrierungsunterlagen von der Datev mit einem „Registrierungscode“ und einem Passwort, womit sie sich registrieren
- Zum Ansehen der Abrechnung loggen sie sich mit Ihrer Smartcard® / mIDentity-Stick® ein und haben Zugriff auf alle Lohn- und Gehaltsauswertungen
- Die Mitarbeiter loggen sich entweder mit ihrem digitalen Personalausweis oder, wie sie es vom Onlinebanking kennen, mit ihrem Mobiltelefon und einem Tan-Verfahren ein.
Fazit: Unternehmen-Online® und Arbeitnehmer-Online®
Unternehmen-Online® von DATEV ist eine leistungsstarke Buchhaltungsschnittstelle zwischen Steuerkanzlei und Mandant. Sie ist nicht nur auf den Lohnbereich, sondern auf die gesamte Buchhaltung ausgerichtet. Ziel ist es, die Abläufe zwischen Ihnen als Mandant und uns als Kanzlei optimal zu vereinfachen. Unternehmen mit umfangreicher Buchhaltung sparen sich wertvolle Verwaltungszeit und Kosten für die Lagerung von Dokumenten und Buchhaltungsunterlagen. Alle Mitarbeiter haben mit Arbeitnehmer-Online® Zugriff auf Ihre persönlichen Lohndaten und müssen für Nachfragen nicht die Zeit von Verwaltungspersonal in Anspruch nehmen. Wenn Sie sich für diese Verfahren interessieren, wenden Sie sich gerne an Herrn Oliver Storch und Frau Beate Weber.
P.S. Die Bezeichnungen DATEV Arbeitnehmer-Online®, DATEV Unternehmen-Online®, DATEV Smartcard®, DATEV mIDentity® und DATEV SmartLogin® sind geschützte Begriffe der DATEV eG .
