Ist Ihr Unternehmen Lieferant des öffentlichen Sektors? Haben Sie sich bereits mit dem Thema E-Rechnung und ZUGFeRD auseinandergesetzt? Wie Sie wissen, müssen Unternehmen in Zukunft im Leistungsaustausch mit der öffentlichen Hand auf E-Rechnungen umstellen. In diesem Zusammenhang erläutern wir Ihnen die ZUGFeRD-Rechnung als mögliches Format, zeigen die Vorteile auf und erläutern die grundsätzliche Vorgehensweise bei der Umstellung.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist ein maschinell lesbares Rechnungsformat. In einer E-Rechnung sind die wichtigen Bestandteile eine Rechnung codiert, so dass geeignete Buchhaltungsprogramme diese Rechnungen einlesen können, ohne dass es dabei manueller Buchungen bedarf. Mit einer E-Rechnung funktionieren Rechnungseingang, Bereitstellung der Rechnung für den Zahlungsverkehr sowie die Archivierung automatisch. Gleiches gilt für den Rechnungsausgang. E-Rechnungen werden grundsätzlich auf elektronischem Weg verschickt, sei es als Email, sei es über anderweitige elektronische Schnittstellen.
Die öffentliche Hand als Vorreiter bei der E-Rechnung
Das Potenzial der Automatisierung hat auch der Gesetzgeber erkannt. Elektronische Rechnungen werden mittlerweile auch ohne digitale Signatur vom Finanzamt anerkannt. Außerdem startete die EU im Jahre 2014 mit der EU-Richtlinie 2014/55/EU einen Vorstoß mit dem Ziel, dass der öffentliche Sektor sämtlicher EU-Länder mittelfristig auf den Leistungsaustausch via E-Rechnung umstellt.
In dem Zusammenhang gilt für Deutschland folgender Zeitplan:
- Pflicht zum Empfang und zur Verarbeitung für obere Bundesbehörden ab 27.11.2018
- Pflicht zum Empfang und zur Verarbeitung für alle Bundesbehörden ab 27.11.2019
- Pflicht zur Erstellung und Versand an alle Bundesbehörden ab 27.11.2020
- Umsetzung der EU-Norm auf Landes- und Gemeindeebene bis 18.4.2020
Ab dem 27.11.2020 sollen sämtliche öffentlichen Einrichtungen nur noch E-Rechnungen akzeptieren dürfen. Davon ausgenommen sind Rechnungen unter einer Bagatellgrenze von 1.000 € und Rechnungen an Armee, Geheimdienste und sonstige Geheimnisträger.
Das Forum FeRD als Förderer eines einheitlichen Rechnungsstandards
In Deutschland gibt es seit 2010 das Forum elektronische Rechnung Deutschland, abgekürzt FeRD. Am Forum FeRD sind beteiligt das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie (BMWi), die DATEV e.g. sowie eine Vielzahl von Wirtschaftsverbänden und namhafte Unternehmen verschiedenster Branchen.
Mit der EU-Richtline entwickelte das FeRD den E-Rechnungsstandard ZUGFeRD, den es mittlerweile in der Version 2.0 gibt.
ZUGFeRD – Definition und Ziele
ZUGFeRD ist die Abkürzung für „Zentraler User Guide des Forums elektronischer Rechnung Deutschland“. Es stellt ein einheitliches Datenformat für elektronische Rechnungen dar. Technisch ist die ZUGFeRD-Rechnung ein PDF-Dokument, in dem strukturierte XML-Rechnungsdaten integriert sind. Das heißt: die ZUGFeRD Rechnung sieht wie eine PDF-Rechnung aus und kann gleichzeitig maschinell ausgelesen werden.
Die allerneueste Version ZUGFeRD 2.0 entspricht den Anforderungen der EU-Richtlinie 2014/55/EU und der Norm EN 16931. Das bedeutet, dass ZUGFeRD 2.0 die Anforderungen der öffentlichen Verwaltung erfüllt.
Welche Alternativen gibt es für E-Rechnungen?
Bereits in den 90er Jahren gab es mit EDIFACT die Möglichkeit, elektronische Rechnungen zu versenden. Allerdings erfordert EDIFACT eine Vereinbarung zwischen den einzelnen Geschäftspartnern. Eine solche beiderseitige Vereinbarung ist bei der ZUGFeRD Rechnung nicht erforderlich. Damit ist EDIFACT vergleichsweise unflexibel.
Alternativ zum ZUGFeRD – Format gibt es die XRechnung. Die XRechnung ist nur durch entsprechende Computerprogramme lesbar. Wenn Sie eine XRechnung versenden, versenden Sie einen maschinenlesbaren Code, der sämtliche Rechnungsdaten enthält, der die gesetzlichen Anforderungen an eine ordentliche Rechnung erfüllt und der weitere Daten enthält, die für die öffentliche Verwaltung wichtig sind, so zum Beispiel die Leitweg-Identifikationsnummer, eine individuelle Kennung jedes einzelnen Rechnungsempfängers der öffentlichen Hand.
Die XRechnung kann der Anwender nur über das entsprechende Fakturierungsprogramm lesen. Eine bildhafte Komponente, wie es die PDF im ZUGFeRD-Format vorsieht, gibt es nicht. ZUGFeRD 2.0 enthält exakt die gleichen maschinellen Daten wie eine XRechnung. Wenn Sie also bei der Fakturierung auf ZUGFeRD setzen, müssen es die deutschen Behörden anerkennen.
Wird das ZUGFeRD Format für Lieferanten der öffentlichen Hand Pflicht?
Nein, ein Unternehmen, das öffentliche Einrichtungen beliefert, kann auch auf die XRechnung setzen. Es sprechen aber eine Reihe von Gründen dafür, dass sich ZUGFeRD als Standard bei der E-Rechnung durchsetzt.
ZUGFeRD wird von der deutschen Wirtschaft gefördert
Allein die Zusammensetzung des Arbeitskreises FeRD spricht eine deutliche Sprache. Neben dem BMWi steht das Bundeskanzleramt, das Bundesministerium für Finanzen und weitere Ministerien hinter dem Projekt. Auch die Bundessteuerberaterkammer, das Institut der Wirtschaftsprüfer in Deutschland e.V. (IDW), der Bundesverband der Deutschen Industrie und weitere Wirtschaftsverbände unterstützen ZUGFeRD. Mit DATEV e.G., dem wichtigsten Anbieter für Software im Bereich Rechnungswesen, weiteren Anbietern aus der Digitalwirtschaft und deutschen Universitäten erhält das ZUGFeRD Projekt weitere Unterstützung.
Multiplikator-Effekt durch öffentliche Lieferanten
Fast 65% aller deutschen Unternehmen sind Geschäftspartner der öffentlichen Hand. Stellen diese Unternehmen auf ZUGFeRD um, werden sie diesen Standard auch von ihren Geschäftspartnern erwarten. Alle deutschen Unternehmen erhalten wiederum vom öffentlichen Sektor Rechnungen. Sind diese Rechnungen im ZUGFeRD Format erstellt, ist es sinnvoll, diese Rechnungen mit einem geeigneten Rechnungsprogramm lesbar zu machen.
Trend zu E-Rechnung und Digitalisierung
Immer mehr Branchen stellen auf automatisierte Fakturierung um. Neben der DATEV bieten mehr und mehr Anbieter von Buchhaltungssoftware Schnittstellen und Verarbeitungsmöglichkeiten für ZUGFeRD-Rechnungen an. Auch ERP-Lösungen auf Basis von SAP können ZUGFeRD Rechnungen bearbeiten.
Keine Einschränkungen auf bestimmte Branchen
Unternehmen jeder Branche können ZUGFeRD nutzen, egal ob 1-Personen-Unternehmen oder DAX-Konzern.
Internationalität
ZUGFeRD 2.0 entspricht dem in Frankreich verwendeten Format Factur-X. Die hohe Bedeutung von Deutschland und Frankreich in der EU lässt vermuten, dass sich dieses Format auch international durchsetzt.
Flexibilität der Software-Hersteller
Ob ZUGFeRD oder XRechnung, führende Softwarehersteller wie DATEV sind hier flexibel. Sie bieten Konvertierungsmöglichkeiten für das eine wie das andere Format.
Die Vorteile von ZUGFeRD
Die Vorteile einer Rechnungsstellung mit ZUGFeRD liegen zum einen in der Automatisierung zum anderen in der Flexibilität. Das Stichwort lautet: Rechnungseingang, Prüfung, Archivierung und Bezahlung mit ein paar Klicks.
- Der manuelle Bearbeitungsaufwand beim Rechnungseingang und beim Rechnungsausgang wird reduziert.
- Portofreier Rechnungsversand
- Maschinelles Auslesen funktioniert fehlerfrei: keine Eingabefehler wie bei manueller Rechnungseingabe möglich
- Einfaches Archivieren und Auffinden einer Rechnung. Der Kostenaufwand, ein Archiv mit Pendelordnern zu führen, entfällt.
Im Gegensatz zu rein codierten E-Rechnungen hat die ZUGFeRD-Rechnung die Anmutung einer PDF-Rechnung. Man könnte sie theoretisch abheften und via Pendelordner archivieren, sofern das sinnvoll ist.
Umstellung der Fakturierung auf das ZUGFeRD Format
Wer ab 20.11.2020 in der Pflicht ist, E-Rechnungen an die öffentliche Hand zu stellen, braucht in jedem Fall eine entsprechende Software für die Fakturierung. Also eine Software, die Rechnungen als ZUGFeRD-Rechnung oder XRechnung erstellt und einlesen kann. Hier bietet der Markt eine Fülle von Möglichkeiten.
GWB Boller & Partner bietet mit den DATEV-Produkten „Unternehmen online“ und „DATEV Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen“ Lösungen an. Informieren Sie sich über die Potenziale, Ihre Abläufe im Bereich Fakturierung mit Lösungen wie ZUGFeRD zu rationalisieren.
Wir beraten Sie gerne.
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